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Politique d'achat

Une politique d’achat identifie les intervenants concernés par le processus d’acquisition de matériel. Elle fait connaître les étapes requises pour procéder à la présélection, l’essai, l’achat, la mise en service des équipements et l’évaluation de la satisfaction des utilisateurs.

Une politique d’achat constitue une occasion de s’assurer que la santé et la sécurité (SST) des utilisateurs sont tenues en compte. Pour cela, il est judicieux d’inclure des critères SST dans la présélection et l’évaluation des équipements. Il est aussi essentiel de s’assurer que les utilisateurs aient en main toutes les informations nécessaires pour une utilisation sécuritaire (ex. : fiches signalétiques, manuels d’utilisateurs, recommandations d’inspection et d’entretien).

Comment procéder à la sélection d'équipements ?

1. Constituer une équipe de travail

Réunir des personnes ayant des compétences reliées à l’utilisation de l’équipement et à son entretien, à la prévention et au contrôle des infections, à la SST. Le représentant du service des achats est un allié indispensable qu’il est important de sensibiliser aux critères de SST.

2. Analyser les besoins

Identifier les besoins des utilisateurs de l’équipement et de ceux qui seront responsables de son entretien. Préciser le cadre budgétaire et le cadre normatif.

3. Lister des critères de sélection

Traduire les caractéristiques recherchées en critères d’évaluation : fonctionnalité, confort pour le client s’il y a lieu, facilité d’utilisation et d’entretien, possibilités d’ajustement, etc. Tous les critères ne revêtent pas la même importance. Une pondération chiffre l’importance d’un critère par rapport à un autre.

S’inspirer de l’expérience d’autres établissements utilisant des équipements comparables peut faire gagner du temps.

Développer ou adapter une grille d’évaluation intégrant tous les critères recherchés et leur pondération.

4. Présélectionner

Choisir, parmi les équipements disponibles sur le marché, ceux qui semblent répondre le mieux aux critères définis.

5. Essayer

Obtenir des fournisseurs le prêt des équipements sélectionnés. Planifier une période d’essai (de 15 jours à 1 mois) auprès d’un groupe représentatif d’utilisateurs préalablement choisis et formés à cet effet. Vérifier la compatibilité entre l’équipement et :

  • Les environnements dans lesquels il sera utilisé
  • Les autres équipements et technologies présents
  • Les tâches effectuées.

Recueillir les commentaires au moyen d'une grille d’évaluation.

6. Sélectionner

Analyser les résultats des essais. Déterminer l’équipement répondant le mieux aux critères recherchés et recommander l’achat.

7. Effectuer un suivi

Après une période d’utilisation en situation réelle de travail, consulter à nouveau les utilisateurs afin de vérifier leur satisfaction par rapport à l’équipement.

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