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Installation du logiciel GES

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Termes d'utilisation

Il n’y a aucun coût d'acquisition du logiciel. L’assistance technique est gratuite, tant pour son installation que pour son utilisation. Il n’y a pas de limites quant au nombre d’utilisateurs ou à la licence. Le GES est un « shareware » (ou « partagiciel ») ; sa licence d’utilisation peut être consultée en ligne.

Prérequis logiciels et matériels

Les prérequis logiciels et matériels pour l’installation sur un système Windows (version 32 ou 64 bits) sont :

  • Microsoft Vista, Windows 7, 8 ou 10 ;
  • 512 Mo de RAM recommandés (minimum de 256) ;
  • résolution minimale de 1024 x 768 et palette de 256 couleurs minimum (résolution supérieure de préférence) ;
  • Microsoft Visual C.

Besoins d'assistance

Les besoins d’assistance durant l’installation sont typiquement liés à des permissions absentes ou incomplètes sur le répertoire de la base de données ou sur le répertoire/ProgramData/GES ou encore à des problèmes de matériel non supporté (Windows XP).

Lorsque les permissions ne sont pas suffisantes, l’utilisateur ne peut entrer des données et un message d’erreur s’affiche. Si l’erreur n’est pas fatale, il est possible de l’ignorer. Sinon, seul le bouton Quitter GES est présent.

   

 

La base de données 

Le logiciel doit être connecté à un fichier de base de données qui recueille les informations localement, au fur et à mesure de leur saisie.

Si plusieurs utilisateurs ont recours au logiciel pour compléter une base de données unique pour l’ensemble de l’établissement, celle-ci doit être créée sur un emplacement réseau commun, accessible à l’ensemble des usagers, tant pour y entrer des données que pour les consulter.

Si le logiciel est utilisé par une seule personne, il est toujours préférable d’installer la base de données sur le réseau et non sur le disque dur de l’utilisateur (C).

L'installation

L’installation est facile et demande à peine une dizaine de minutes. L’application s’installe sur le poste lourd de l’utilisateur (application desktop).

Suivre les étapes suivantes :

  • Télécharger la version la plus récente du logiciel ;
  • Créer le répertoire de la base de données à l’endroit déterminé (partagé par l’ensemble des personnes qui utiliseront le logiciel). Noter que, lors de la saisie de données, des documents pourront être joints. La première fois qu’un document sera associé à une exposition, un répertoire nommé GES_Documents sera automatiquement créé et se placera par défaut dans ce même répertoire ;
  • Accorder des permissions de lecture et d’écriture au compte de l’utilisateur Windows sur la base de données, le répertoire des documents joints ainsi que le répertoire du fichier des préférences ;
  • Connecter un répertoire réseau vers l’emplacement du dossier partagé sur les postes où le programme sera utilisé ;
  • Ajouter cette connexion au script de démarrage des usagers du logiciel ;
  • Sélectionner le nouveau répertoire réseau comme emplacement de la base de données lors du démarrage initial ;
  • Paramétrer la sauvegarde de ce répertoire.

À la première installation, il est normal que les liens sur les menus soient grisés, et ce, tant que des informations ne seront pas entrées dans la base de données. Dès la saisie d’informations, les menus deviendront fonctionnels.

Le contrôle d'accès

Le logiciel a un contrôle d’accès.

Lors de l’installation, l’identifiant est ADMIN et le mot de passe est admin.
Avant d’y entrer des déclarations, des identifiants et des mots de passe personnalisés devront être créés. L' annexe 2 du guide d'utilisation du logiciel présente comment procéder.

Pour les besoins futurs du service informatique, un identifiant et un mot de passe INVITE existent par défaut. L’ouverture de l’application avec ceux-ci donne accès seulement à la fenêtre des Paramètres de l’application.

La fenêtre contient 5 icônes (cliquer sur l'image pour l'agrandir) :

  • La Fiche des coordonnées de l’établissement ;.
  • La localisation des fichiers de Paramètres ;
  • La localisation de la Base de données (s’assurer que la personne responsable de l’application au service de SST garde en note cette information. En cas de remaniement sur les postes informatiques concernés ou sur le réseau, il est possible que le chemin vers la base de données soit rompu. Si personne n’a noté l’endroit où celle-ci est localisée, il peut être quasiment impossible de la retracer) ;
  • La localisation du répertoire de Documents joints ;
  • Les Permissions de lecture et d’écriture accordées au compte de l’utilisateur Windows (base de données, répertoire des documents joints ainsi que le répertoire du fichier des préférences). L'application est totalement fonctionnelle lorsque toutes ces permissions sont accordées.

Si l’installation ne fonctionne pas

Si l’installation ne peut être terminée ou qu’un message d’erreur s’affiche au démarrage, il faut :

  1. Désinstaller le GES ;
  2. Supprimer le fichier GES.pref dans c:\ProgramData\GES ;
  3. Télécharger à nouveau le programme d’installation ;
  4. Vérifier la fonctionnalité du lecteur réseau et s’assurer de l’accès pour l’écriture ;
  5. S’assurer que les composantes de Microsoft Visual C sont installées ;
  6. Inspecter les événements Système, puis repérer s’il y a des erreurs au niveau des applications ;
  7. Transmettre à fbouchard.asstsas@gmail.com les erreurs en lien avec le GES en joignant une capture d’écran, s’il y a lieu ;
  8. Écrire à fbouchard.asstsas@gmail.com pour tout autre besoin d’assistance technique pour l’installation ou le fonctionnement du logiciel.

Connexion à la base de données

Si le message présenté dans l’image ci-contre s’affiche au démarrage du GES, le chemin d’accès vers la base de données est rompu à la suite d’une intervention effectuée sur le poste de travail ou sur le réseau informatique.

Cliquer sur Choisir et naviguer dans l’arborescence des fichiers afin de sélectionner le répertoire réseau approprié.

Si cette intervention ne fonctionne pas, suivre la procédure suivante :

  • S’assurer que le GES est fermé ;
  • Supprimer le fichier de configuration du logiciel situé à : c:\ProgramData\GES\ ;
  • Redémarrer le programme ;
  • Naviguer avec le bouton Choisir afin de sélectionner l’emplacement du répertoire réseau.

Le logiciel se connecte avec la base de données, puis il démarre normalement.

Le déplacement de la base de données

  • S’assurer que le GES est inactif (fermé sur tous les postes).
  • Déplacer le fichier de la base de données (extension .sqlite) à l’endroit voulu.
  • Redémarrer le programme ; une fenêtre demande où se trouve la base de données.
  • Naviguer avec le bouton Choisir vers ce nouvel emplacement.
  • Confirmer le nouvel emplacement sélectionné.
  • Faire cette démarche sur l’ensemble des postes.
  • Aviser la personne responsable de l’application au service de SST du nouvel emplacement choisi afin qu’elle conserve l’information.

À consulter aussi 


Pour toute information complémentaire, contactez Françoise Bouchard.